Regelungen für Hausverwalter und Vermieter

Die Grundsätze der Rechnungsausstellung

Damit ein Unternehmer den Vorsteuerabzug für von Unternehmen bezogene Leistungen vornehmen kann, muss die entsprechende Rechnung alle Merkmale des § 11 UStG 1994 aufweisen:

Rechnungsmerkmale

Rechnungen bis EUR 400 inkl. USt (sogenannte „Kleinbetragsrechnung“):

1. Name, Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers 2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung 3. Tag der Leistung oder Zeitraum, über den sich die sonstige Leistung erstreckt 4. Entgelt für die Lieferung bzw. sonstige Leistung (brutto inkl. Umsatzsteuer) 5. Anzuwendender Steuersatz 6. Ausstellungsdatum

Rechnungen über EUR 400 zusätzlich:

7. Name und Anschrift des Leistungsempfängers 8. Entgelt ohne USt 9. auf das Entgelt entfallender Umsatzsteuerbetrag 10. im Falle einer Steuerbefreiung Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt2) 11. UID des liefernden bzw. leistenden Unternehmers1) 12. Fortlaufende Nummer, wobei vom Leistungsempfänger keine Überprüfung vorgenommen werden muss

Rechnungen über EUR 10.000 (inkl. USt) zusätzlich:

13. UID des Leistungsempfängers; 

Zusätzlich ist Folgendes zu beachten:

14. Bei Fremdwährungsrechnungen ist der Steuerbetrag in Euro anzuführen bzw. in Einzelfällen die Umrechnungsmethode anzugeben. 15. Gutschriften müssen als Gutschriften bezeichnet werden. 16. Bei Differenzbesteuerung ist auf deren Anwendung hinzuweisen, indem beispielsweise die Art der Gegenstände und die Anwendung einer Sonderregelung angegeben wird.

Die Ausstellung einer Rechnung ist jedenfalls verpflichtend, wenn Leistungen an Unternehmer oder juristische Personen erbracht werden, aber auch dann, wenn Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Private / Nichtunternehmer erbracht werden.

Elektronische Rechnungen

Auch elektronisch ausgestellte Rechnungen sind unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, wobei die Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen ab 1.1.2013 vereinfacht wurden. Die Übermittlung der Rechnung kann nun beispielsweise per E-Mail, E-Mail Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax-Rechnung erfolgen, sofern der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen ist, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit (während der gesamten Aufbewahrungsdauer) gewährleistet sind. Diese Voraussetzungen sind erfüllt wenn:

1. ein innerbetriebliches Steuerungsverfahrens vorliegt, mit dem eine verlässliche Prüfung zwischen Rechnung und zugrunde liegender Lieferung bzw. sonstiger Leistung erfolgt

2. die Ausstellung über FinanzOnline oder das Unternehmensserviceportal erfolgt

3. die Rechnung mit einer/einem qualifizierten elektronischen Signatur/Siegel versehen ist

4. die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.

Bei Rechnungen, die nicht an den Leistungsempfänger selbst oder an seinen Bevollmächtigten adressiert sind (zB Hausverwalter), ist nach der Randziffer 1507 der Umsatzsteuerrichtlinien darauf zu achten, dass aus der Rechnung eindeutig hervorgeht, für wen die Leistung bestimmt war. Für elektronische Signaturen ist seit 1.7.2016 nicht mehr das Signaturgesetz anzuwenden, sondern die eIDAS-VO (EU-Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt).

Steuertipps by tpa.